مستندسازی و بایگانی نوین

نوشته احمد جمالوند

بخشی از کتاب:

مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت ها و مقابله با تهدیدات در تمام عرصه های فعالیت بشری ازدیر باز، وجود اطلاعات صحیح و به هنگام بوده است.

هر سازمان برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی ایجاد می شود و این اهداف، تعیین کننده فعالیت های اساسی آن است.

کلیه سازمان ها و موسسات برای انجام وظایف و مسئولیت قانونی خود محکوم به تولید و نگهداری اطلاعات می باشند.

این اطلاعات می تواند به صورت اسناد ومدارک سازمانی (کاغذی یا الکترونیکی) تولید و نگهداری شود.

اسناد ومدارکی که درجریان فرایندهای جاری سازمان ها ایجاد می شود،

بعد ازاتمام فرایند مربوط، برای استفاده به دلایل مختلف (اداری، مدیریتی، قانونی و….) بایستی درسازمان محافظت و نگهداری شوند؛

بنابراین مدیریت اسناد و بایگانی به عنوان بخش جدایی ناپذیر در کلیه سازمان ها و موسسات همواره اساسی بوده است.

به طوری که در تمامی سازمان ها، به تناسب حجم وگستردگی فعالیت آنها، فضایی به عنوان بایگانی اسناد واطلاعات وجود دارد.

در هر سازمانی، به ویژه سازمان های خدماتی، مدیران سطوح مختلف آن هر روز با مسائل گوناگون و زیادی برخورد می کنند

که انتخاب صحیح آن ها نیاز به دسترسی به اطلاعات دقیق دارد تا از اتلاف امکانات و منابع جلوگیری شود

و ارائه خدمات به نحو مطلوب و به موقع انجام شود.

با توجه به این که نتیجه اندیشه ها، فعالیت ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می شوند

و این سوابق و اسناد مثبته با صرف هزینه های مالی، انسانی و زمانی زیاد فراهم می شوند،

حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که در تحقق اهداف سازمان و افزایش دانش و بینش سازمان نقش مهمی دارند

و یکی از ابزار مهم مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیم گیری های اداری محسوب می شوند.

قطعا، نبودن یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد

و در نهایت استفاده از سوابق، موجب تراکم پرونده ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاری ها

و در نتیجه اختلال در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان می شود.

بنابراین باید در تنظیم اسناد و مدارک توجه داشت که اولا در وضعی قرار گیرند که دسترسی سریع به آن ها امکانپذیر باشد

و ثانیا در نگهداری اسناد با ارزش نهایت کوشش را به عمل آورد.

رسیدن به این اهداف، مستلزم داشتن اطلاعات و تجربیات کافی

در زمینه تهیه و تنظیم و نگهداری اسناد است که در ادامه ارائه شرح خواهیم نمود.

سبد خرید